Когда архив предприятия растёт, неизбежно накапливаются дела, утратившие актуальность. Уничтожение документов с истекшими сроками и выведение из оборота устаревших бумаг позволяют освободить место, снизить расходы на хранение и исключить риски нарушения нормативов. Особенно важно правильно организовать уничтожение документов подлежащих хранению, то есть тех, что по регламенту уже прошли положенный цикл хранения и не представляют ценности.
Специалисты ООО «Архив-Сервис» берут на себя все этапы: формирование перечня дел, согласование списков, оформление актов и само уничтожение архива документов в соответствии с установленными требованиями.
Как мы работаем?
- Первичный контроль сроков. Уже на этапе приёма дел на депозитарное хранение специалисты определяют сроки хранения каждого комплекта. Это позволяет заранее планировать уничтожение дел с истекшим сроком хранения, не допуская накопления лишних бумаг в архиве.
- Формирование списка на уничтожение. Перед тем как начинается уничтожение документов с истекшими сроками хранения, наши сотрудники анализируют фонд, выделяют дела, утратившие ценность, и согласовывают список с ответственным лицом клиента. Это исключает ошибки и обеспечивает полный контроль над архивом организации.
- Оформление актов. После согласования составляется акт о выделении к уничтожению — обязательный документ для проведения процедуры. В акт включаются дела, прошедшие оценку и отнесённые к категории, не подлежащей дальнейшему хранению. Документальное оформление — обязательный элемент правильного уничтожения докумен¬тов дела и любых служебных бумаг.
- Фактическое уничтожение. Выделенные материалы передаются в организацию-переработчик. Уничтожение бумажных документов выполняется в соответствии с правилами безопасности и конфиденциальности: бумаги измельчаются до состояния, исключающего восстановление. Аналогично проводится и уничтожение секретных документов, требующее особой защиты на всех этапах.
В каких случаях требуется уничтожение документов?
Мы регулярно выполняем следующие виды работ:
- Уничтожение документов временного хранения после завершения срока их действия;
- Уничтожение бухгалтерских документов, которые более не требуются для отчётности;
- Уничтожение служебных документов и внутренних распоряжений, утративших актуальность;
- Уничтожение дел в архиве, включая большие массивы корпоративных бумаг;
- Уничтожение архива организации, если требуется глубокая инвентаризация и оптимизация пространства.
Регулярное обновление архива снижает операционные затраты и поддерживает документооборот в актуальном состоянии. ООО «Архив-Сервис» при необходимости, составляет ежемесячные уведомления о том, какие документы подлежат уничтожению.
Почему компании выбирают ООО «Архив-Сервис»?
- Работа строго по регламентам. Мы проводим уничтожение архива и любых дел только на основании утверждённых нормативов. Клиент получает полный комплект актов, опись выделенных бумаг и подтверждение передачи на переработку.
- Конфиденциальность и безопасность. Все процессы, включая уничтожение документов подлежащих хранению и особо важных бумаг, выполняются с соблюдением протоколов защиты данных. Исключено неконтролируемое копирование или утечка информации.
- Экономия пространства и ресурсов. Комплексное сопровождение архивного фонда избавляет от затрат на хранение ненужных бумаг и позволяет сосредоточиться на оперативных задачах бизнеса.
- Полный контроль. Вы получаете понятную систему работы с архивом, где каждая стадия — от отбора до окончательного уничтожения архива документов — документально подтверждена.
Что вы получаете в итоге?
- освобождённые площади архива;
- уменьшение расходов на хранение;
- соблюдение требований законодательства;
- снижение рисков при проверках;
- надёжную, прозрачную схему ведения и обновления архива.
ООО «Архив-Сервис» обеспечивает профессиональное, безопасное и юридически корректное уничтожение документов, включая крупные архивные массивы и нестандартные категории дел.
Готовы оптимизировать архив и вывести из оборота документы, утратившие ценность? Свяжитесь с нами — мы подготовим перечень дел, оформим акты и организуем полное уничтожение в установленные сроки.