Когда архив растёт, а процессы документооборота усложняются, даже небольшие недочёты в организации хранения превращаются в дополнительные расходы и риски. Проверка делопроизводства — самый надёжный способ понять, соответствует ли текущая система требованиям ГОСТов и реальным потребностям вашей компании.
ООО «Архив-Сервис» проводит комплексную оценку архивного фонда, анализирует процессы, связанные с формированием и движением документов, и даёт точные рекомендации по устранению нарушений.
Что включает проверка состояния архива?
Комплексная проверка ведения делопроизводства позволяет выявить узкие места в систематизации, хранении и учёте документов. В ходе аудита специалист оценивает:
- соответствие нормативным требованиям;
- корректность формирования дел и описи;
- условия хранения (микроклимат, оборудование, тара);
- фактическую заполняемость и рациональность использования площади;
- затраты, связанные с архивом — от аренды до зарплат сотрудников.
Такая проверка наличия делопроизводства показывает не только, насколько корректно организован архив, но и насколько экономически оправдана текущая схема документооборота.
Бесплатная предварительная оценка состояния архива
Вы можете заказать бесплатную консультацию и первичную проверку делопроизводства, в ходе которой специалист изучит состояние архива и подготовит заключение о текущих нарушениях. Это позволит:
- избежать штрафов и претензий при внешних проверках;
- получить рекомендации по оптимизации систем хранения;
- оценить потенциал сокращения расходов на архив.
Мы работаем строго в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, что гарантирует корректность всех выводов и рекомендаций.
Зачем нужен аудит документооборота?
Полноценный аудит документооборота помогает проанализировать весь цикл работы с документами — от момента их создания до передачи в архив. Регулярная оценка состояния системы позволяет:
- Уменьшить затраты на хранение. В процессе проверки мы рассчитываем фактическую стоимость: аренда помещений, покупка тары, коммунальные платежи, зарплаты архивариусов и других сотрудников.
- Снизить риск потерь и искажений данных. Нарушения в структуре архива часто приводят к утере документов или длительному поиску нужных материалов.
- Повысить качество организации бизнеса. Грамотная проверка ведения делопроизводства позволяет оптимизировать процессы и ускорить доступ к информации.
- Обеспечить уверенность перед внешними аудиторами. Компании, прошедшие проверку наличия делопроизводства, минимизируют риски при налоговых, юридических и иных проверках.
Как проходит проверка?
Наш специалист выезжает на объект и выполняет комплекс работ:
- ревизия имеющихся дел и архивных единиц;
- анализ структуры и логики документооборота;
- сопоставление фактических процессов с нормативными требованиями;
- оценка условий хранения и расходных статей;
- выявление дублирующих, утративших ценность или неправильно сформированных дел.
Каждый этап включает элементы аудита документооборота, что обеспечивает максимально точную картину состояния архива.
Результаты, которые вы получаете?
По итогам проверки делопроизводства мы предоставляем подробное заключение, включающее:
- перечень выявленных нарушений и потенциальных рисков;
- рекомендации по устранению проблем;
- оптимизированную модель хранения;
- расчёт экономического эффекта после внедрения рекомендаций.
Почему компании выбирают ООО «Архив-Сервис»?
- Многолетний опыт работы с архивами любых масштабов.
- Чёткая методология и соблюдение ГОСТов и нормативных актов.
- Глубокая экспертиза в вопросах аудита документооборота и оптимизации делопроизводственных процессов.
- Индивидуальный подход: мы учитываем специфику бизнеса, структуру документооборота и объем архива.
Закажите проверку состояния архива!
Если вы хотите понять реальное состояние дел в архиве, оптимизировать расходы или подготовиться к внешним проверкам — закажите проверку наличия делопроизводства и получите профессиональную оценку. Поручите анализ специалистам — и убедитесь, что ваш архив соответствует нормативам и работает в интересах бизнеса.