Хаотичное накопление бумаг в офисе рано или поздно становится источником рисков: утрата, нарушение сроков хранения, отсутствие доступа к нужным делам. Профессиональное хранение документов в архиве позволяет убрать эти риски и выстроить прозрачный документооборот.
ООО «Архив-Сервис» предоставляет комплексные услуги по хранению документов, включая прием, регистрацию, размещение, учет, возврат и безопасное использование архивных материалов.
Как организовано хранение документов?
Мы выстраиваем архивное хранение документов таким образом, чтобы каждая единица хранения была защищена, доступна и корректно учтена. Процессы включают:
- прием и регистрация короба с присвоением уникального штрих-кода;
- проверка состава дела и подготовка к дальнейшей архивации документов;
- размещение в специализированных хранилищах, адаптированных для длительного содержания бумажных носителей;
- регистрация всех операций для корректного учета и хранения документов в архивах.
Технические требования и оснащение архивных хранилищ
- Контролируемые условия. Каждый наш центр хранения поддерживает стабильные параметры среды, необходимые для корректного хранения и использования документов архива. Температура не опускается ниже 14 °C и не превышает 20 °C, влажность фиксируется ежедневно. Это соответствует установленным правилам хранения и использования документов архива организации в Беларуси.
- Безопасность и допуск. Хранилища сертифицированы МЧС и регулярно проходят внешний аудит санитарно-гигиенического состояния и противопожарных систем. Помещения оснащены видеонаблюдением (архив данных сохраняется год), системой пожаротушения и круглосуточной охраной. Посещение архивных зон ограничено — доступ имеют только сотрудники с соответствующим разрешением. Это обеспечивает конфиденциальность и корректное архивное хранение документов в организации.
- Архивные короба. Все дела размещаются в «дышащих» коробах, поддерживающих оптимальную циркуляцию воздуха. Такой подход минимизирует риски деформации, плесени и иных процессов, опасных для долгосрочного хранения архива документов в организации.
Технологии учета и идентификации документов
Мы используем штрих-коды при индексации, что позволяет:
- обезличивать короб;
- исключать доступ к содержанию посторонних лиц;
- автоматизировать хранение документов документооборота;
- ускорять процессы поиска и выдачи.
Интеграция штрих-кодов обеспечивает точность движения документов, включая передачу архива на хранение, возврат дел и контроль сроков хранения.
Как происходит передача документов в архив?
Компании выбирают нас, поскольку процесс полностью прозрачный. Передача документов в архив на хранение включает:
- прием документов по описи;
- формирование и проверку архивного короба;
- регистрацию и назначение уникального кода;
- сдачу документации в архив с внесением в базу;
- размещение в соответствующей зоне хранения.
При необходимости мы берем на себя сдачу в архив на хранение документации после реорганизации или закрытия предприятия. Услуга особенно востребована при хранении документов после ликвидации — компания получает законный и безопасный способ передачи дел.
Услуги по организации архива компании
Помимо физического содержания документов, мы предлагаем:
- оказание услуг по хранению документов с организацией структуру архива;
- аудит текущих архивных процессов;
- систематизацию и архивирование документов;
- создание единых правил хранения и доступа;
- подготовку дел к передаче в государственные органы (при необходимости);
- долгосрочное хранение документов услуга по договору, позволяющее точно фиксировать объем, сроки и стоимость работ.
Мы сопровождаем:
- коммерческие организации;
- производства;
- медицинские учреждения;
- финансовые структуры;
- компании, передающие дела на хранение в архив после ликвидации;
- предприятия, которым требуется сдать документы в архив на хранение в кратчайшие сроки.
Пакет услуг адаптируется под объем документооборота, отрасль и требования к уровню конфиденциальности.
Почему бизнес передает архив нам?
Безопасность. Хранилища оборудованы по нормативам, обеспечивающим надежное архивное хранение документов.- Экономия ресурсов. Освобождается офисное пространство и рабочее время.
- Точный учет. Все операции фиксируются в системе, что исключает ошибки.
- Соблюдение законодательства. Все процессы соответствуют действующим правилам архивного хранения документов в РБ.
- Быстрый доступ. Выдача, возврат и поиск документов занимают минимальное время.
- Ответственность по договору. Услуга по хранению документов организации закрепляется в контракте с прописанными обязанностями и гарантиями.
Мы готовы принять ваш архив на хранение!
Если вам необходимо передать короба, выполнить передачу дела на хранение в архив, организовать структурированное архивное хранение документов, либо вы ищете компанию, чтобы безопасно сдать документы в архив на хранение — мы предоставим полный комплекс услуг.
Получите консультацию и расчет стоимости. Менеджеры помогут определить объем работ, подготовить документы и настроить эффективную систему архивного хранения для вашей организации.
ПРИМЕЧАНИЕ. Правилами внутреннего распорядка Archive-Service категорически запрещается посещение хранилищ лиц не являющихся сотрудниками компании, либо без специального разрешения, выданного руководством компании.