Прием документов на депозитарное хранение документов может осуществляться двумя основными способами:
- Поштучный прием документов (дел) на депозитарное хранение.
- Групповой прием документов (дел)
Поштучный прием документов (дел) на депозитарное хранение.
Поштучный прием документов проводится специалистами Archive-Service и состоит из следующих этапов:
-
Выезд к Заказчику специалистов Archive-Service;
-
Изучение особенностей архивного фонда организации;
-
Присвоение делам и коробам уникальных учетных номеров (штрих- кодов);
-
Внесение данных реквизитов обложек и/или корешков дел в опись;
Обязательно указывается: название организации, структурное подразделение, название дела, крайние даты, срок хранения);
-
Помещение документов (дел) в архивные короба (при нажатии на слово КОРОБА --- ссылка на отдельную страницу с описанием наших коробов);
-
Транспортировка документов (дел) в хранилища Archive-Service;
-
Составление описи принятых документов (дел).
Групповой прием документов (дел)
Групповой прием документов осуществляется специалистами Archive-Service и состоит из следующих этапов:
-
Выезд к Заказчику специалистов Archive-Service;
-
Изучение особенностей архивного фонда организации;
-
Присвоение коробам уникальных учетных номеров (штрих-кодов);
-
Описание документов (дел), помещенных в короба;
-
Внесение данных о принимаемых документах (делах) в опись;
-
Транспортировка коробов в хранилища Исполнителя;
-
Оформление описи принятых документов (коробов).